1.     Descripción

Política para manejo, administración y tratamiento de datos personales en calidad de responsable y encargado de la información.

2.     Propósito

En cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, (en la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales) y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 (por el cual se reglamenta parcialmente esta ley) y las demás normas que las modifiquen o sustituyan, S&S MEDICAL DISPOSITIVES SAS, con domicilio en la ciudad de Bogota D.C en la calle 125 Bis # 20-75, en su condición de responsable y encargado del manejo de información personal busca conocer, actualizar y rectificar todo tipo de información recogida o que haya sido objeto de tratamiento de datos personales y datos sensibles necesarios, pertinentes y adecuados con el fin de garantizar que el tratamiento de la información conocida con ocasión al correcto cumplimiento de nuestro objeto social cumpla con los derechos que a los titulares de la información les asiste.

Cualquier incumplimiento de las obligaciones y en general, de las políticas contenidas en este documento debe ser reportado a través de medicaldispositivesadmi@gmail.com al igual que para los empleados que trabajan para la empresa.

3.     Alcance

La presente política aplica para los Clientes, Personas Naturales o jurídicas , Usuarios, Proveedores, órganos de Administración de la empresa , Empleados o/ y Candidatos a trabajar en S&S MEDICAL DISPOSITIVES SAS,

4.     Definiciones

Para los efectos de la presente política, se entiende por:

1. a)       Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular, manifestado por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales
2. b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento
3. c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales, determinadas o determinables;
4. d) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
5. e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
6. f) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
7. g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión;
8. h)   Dato personal sensible: Información íntima o que puede generar discriminación, tales como aquellas que revelan el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, derechos humanos, o que promueva interese de partido político o que garantice los derechos de partidos políticos, de opción, así como la información relacionada con la salud, la vida sexual y los datos biométricos.
9. i) Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable o el encargado del tratamiento de datos personales ubicado en Colombia envía la información o los datos personales a un receptor que a su vez es el responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del País

 

5. Principio

 

1. a)    Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

 

1. b)  Principio de Acceso Restringido: Solo se permitirá acceso a los datos personales a las siguientes personas: Titular del dato, personas autorizadas por el titular del dato, a las personas vinculadas contractualmente con SYS MEDICAL DISPOSITIVES SAS que en razón de su cargo u oficio deban conocer de dichos datos. Personas que por mandato legal u orden judicial sean autorizadas para conocer la información del titular del dato. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

 

6.     FINALIDAD PARA LA CUAL SYS MEDICAL DISPOSITIVIES SAS RECOLECTA LOS DATOS PERSONALES

 

• Para establecer una cuenta de usuario.
• Para mejorar nuestros Sitios Web a fin de asegurarnos de que todo se presente de la forma más eficaz para usted y su dispositivo.
• Para hacer marketing, publicidad, mejorar productos y servicios, realizar encuestas o análisis de tendencias.
• Para realizar operaciones internas como análisis de datos, pruebas, resolución de problemas, encuestas y estadísticas.
• Para ayudar a mantener nuestros Sitios Web seguros.
• Para permitir su participación en nuestros programas de garantía o seguro

• ​

1. a) Empleados: (Contratación inicial, movimientos internos, cambios de seguridad social, salarios, ausentismo y retiros), realizar labores de autenticación y/o contratación de trabajadores, ejecutar controles de suplantación, y controlar el acceso a sus instalaciones generación de certificaciones en general, responder y cumplir los requerimientos legales de entidades administrativas y judiciales como también las actividades que se requieran para el cumplimiento y exigencias normativas; realizar el envió de capacitaciones.
2. b) Proveedores: Verificar y validar la información suministrada por los titulares bajo los medios legales que se dispongan. Registro de información de proveedores y contratistas. Ejecución del contrato suscrito, pago de obligaciones contractuales, envío de información relacionado con la relación contractual, comercial y obligacional que tenga lugar, acceder, consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre los titulares se encuentre almacenada en las bases de datos de cualquier central de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera. Generación de certificaciones en general, responder y cumplir los requerimientos legales de entidades administrativas y judiciales.
3. c)   Clientes personas naturales: Venta y facturación de dispositivos y productos en general. Brindar información sobre los productos comprados, realizar campañas y descuentos, realizar planes de cobertura de servicio, realizar control y vigilancia de la trazabilidad de los productos Validar identidad por medio de los mecanismos implementados (manuales y/o tecnológicos) y asegurar efectiva prestación del servicio, entregas domiciliarias, y en general cualquier otra finalidad que se derive de la naturaleza jurídica de la empresa en el proceso de obtención de datos para su tratamiento y en todo caso de acuerdo con la Ley.

Para establecer una cuenta de usuario, para mejorar nuestros Sitios Web a fin de asegurarnos de que todo se presente de la forma más eficaz para usted y su dispositivo, para hacer marketing, publicidad, mejorar productos y servicios, realizar encuestas o análisis de tendencias, realizar operaciones internas como análisis de datos, pruebas, resolución de problemas, encuestas y estadísticas, ayudar a mantener nuestros Sitios Web seguros y permitir su participación en nuestros programas de garantía o seguro

1. d) Órganos de administración: Acto de constitución de la Sociedad, participación accionaria, elaboración de actas y poderes, reformas estatutarias y control de libros, generación de certificaciones en general, envío de citaciones para las sesiones de juntas directivas y/o asamblea, responder y cumplir los requerimientos legales de entidades administrativas y judiciales.
2. e) Candidatos a trabajar (hojas de vida):Tener un consolidado de las personas que se han contactado para los diferentes cargos y el motivo por el cual no cumplieron con los requerimientos para las vacantes. Tener el registro de las personas que participaron de los procesos de selección y el motivo por el cual no pasaron. Tener el consolidado de personal contratado, saber qué fuentes de reclutamiento se han utilizado para la consecución del personal requerido.

 

7.     Autorización del titular

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la norma vigente, en el Tratamiento se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual será obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

Casos en que no es necesaria la autorización: La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de: a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; b) Datos de naturaleza pública; c) Casos de urgencia médica o sanitaria; d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. 

8.     Tratamiento de datos sensibles y datos de menores de edad:

8.1.  Datos sensibles:

1. Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
2. Informar al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.

 

1. No podrá condicionar ninguna actividad al suministro de datos personales sensibles. S&S MEDICAL DISPOSITIVES SAS cuenta con normas y procedimientos para garantizar que solamente personal altamente calificado e idóneo manejen las bases de datos sensibles, cumpliendo con los protocolos pactados con las empresas o entidades clientes, para el manejo de esta información.

 

8.2. Datos de niños, niñas y adolescentes:

 

El Tratamiento de este tipo de datos será permitido siempre y cuando:

 

1. a)  Responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes
2. b)  Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

 

Cumplidos los anteriores requisitos,S&S MEDICAL DISPOSITIVES SAS deberá obtener la autorización del representante legal del niño, niña o adolescente para la captura, almacenamiento, envío a terceros y uso de los datos con los fines antes señalados.

 

Frente a la información sensible S&S MEDICAL DISPOSITIVES SAS

 

Está comprometida en dar un correcto uso y tratamiento de los datos personales sensibles de sus titulares, evitando el acceso no autorizado a terceros que permita conocer, vulnerar, modificar, divulgar y/o destruir la información, para lo cual cuenta con políticas de seguridad de la información que incluyen medidas de control de obligatorio cumplimiento.

Procurará establecer los niveles y medidas de seguridad adecuados que garanticen de una manera razonable la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos personales conforme lo establezca la Superintendencia de Industria y Comercio. Dichas medidas de seguridad establecidas serán de estricto cumplimiento para S&S MEDICAL DISPOSITIVES SAS como para los encargados para el tratamiento de los datos.

9.     DERECHOS Y DEBERES DE LOS TITULARES

S&S MEDICAL DISPOSITIVES SAS se compromete a respetar y garantizar los siguientes derechos de los titulares de los datos:

1. a)  Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento.
2. b)   Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;
3. c)   Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
4. d)  Consultar sus datos personales y hacer reclamos para salvaguardar su derecho a la protección de sus datos personales siguiendo las pautas establecidas en la ley y en la presente política.
5. e)  Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
6. f)   Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. La información solicitada por el titular podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el titular. La información debe ser de fácil lectura y corresponder en un todo a aquella que repose en las bases de datos o archivos de S&S MEDICAL DISPOSITIVES SAS

S&S MEDICAL DISPOSITIVES SAS, en cumplimiento de las normas sobre Protección de Datos Personales, señala el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de los derechos de los titulares de la información.

10. Transferencia de datos personales

Como parte de la actividad de la empresa, para cumplir o llevar a cabo las responsabilidades contractuales y demás que sean necesarias, se realizará transferencia de datos personales, con empresa socias, contratistas, prestadores de servicio, proveedores, tanto en Colombia y en el extranjero. Así mismo, S&S MEDICAL DISPOSITIVES SAS se reserva el derecho de compartir sus datos personales con autoridades administrativas, judiciales o gubernamentales de cualquier tipo, dando cumplimiento a la normatividad vigente.

11. Procedimiento de consultasLos Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en la base de datos de S&S MEDICAL DISPOSITIVES SAS

La consulta o reclamo se debe formular por el medio habilitado por S&S MEDICAL DISPOSITIVES SAS al correo electrónico, medicaldispositivesadmi@gmail.com.

 

1. b)   Contenido de la consulta o reclamo: La petición, queja o reclamo deberá contener la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se debe informar al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
   
   c) Requisito de Procedibilidad: El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.
2. Deberes de S&S MEDICAL DISPOSITIVES SAS como responsable del tratamiento

Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la norma vigente y en otras que rijan su actividad:

 

1. a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data
2. b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular
3. c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada
4. d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento
5. e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible
6. f)  Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento
7. g) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley
8. h) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos
9. i)   Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

 AUTORIZACIÓN PARA TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

De conformidad con lo dispuesto en la normatividad vigente sobre protección de datos personales, en especial la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015, autorizo libre, expresa e inequívocamente a S&S MEDICAL DISPOSITIVES SAS para que realice la recolección y tratamiento de mis datos personales que suministro de manera veraz y completa, los cuales serán utilizados para: Envío de comunicaciones, almacenamiento de datos con fines comerciales, atención al cliente, facturación, calidad, estudios y tecnovigilancia, además de los diferentes aspectos relacionados con la ejecución de la razón social que ejercen.

Así mismo, declaro que conozco que la recolección y tratamiento de mis datos se realizará de conformidad con la Política de Tratamiento de Datos Personales, suministrada por S&S MEDICAL DISPOSITIVES SAS, manifestando que he sido informado(a) de forma clara y suficiente de los fines de su tratamiento y la posibilidad que tenía de no efectuar la autorización en aquella información considerada sensible.

Manifiesto que como titular de la información, fui informado de los derechos con que cuento como titular de la información, especialmente a conocer, actualizar y rectificar mi información personal, revocar la autorización y solicitar la supresión del dato, las cuales podré ejercer a través del correo electrónico: medicaldispositivesadmi@gmail.com.

Acepto